Pandemi Döneminde Online Hibrit Ofis

Total Views : 904
Zoom In Zoom Out Sonra Oku Print

Hibrit iş yeri, uzaktan çalışma ve ofis içi çalışmanın özelliklerini birleştiren bir çalışma ortamı sunar. Hibrit iş yerinde genellikle, çalışanların bir kısmı veya tamamı, zamanlarını evden çalışma ile merkezi bir ofisten çalışma arasında bölerek nerede ve ne zaman çalışacaklarını seçme özgürlüğüne sahiptir.

Hibrit iş yeri, uzaktan çalışma ve ofis içi çalışmanın özelliklerini birleştiren bir çalışma ortamı sunar. Hibrit iş yerinde genellikle, çalışanların bir kısmı veya tamamı, zamanlarını evden çalışma ile merkezi bir ofisten çalışma arasında bölerek nerede ve ne zaman çalışacaklarını seçme özgürlüğüne sahiptir. Fiziksel bir iş yerinin bulunmadığı ve tüm çalışanların evden çalıştığı tamamen uzaktan çalışma modelinin aksine, hibrit çalışma modelinde birden fazla ofis kullanılabilir. İş gücünün bir kısmının düzenli olarak yüz yüze çalıştığı ve geri kalan personelin uzaktan çalıştığı hibrit ofis uygulayan bir şirket, bir veya birkaç ofise sahip olabilir.  

Hibrit ofis uygulamaları şirketinizin yapısına bağlı olarak değişiklik gösterse de, sahada sürekli çalışan bir grup personeli ya da kademeli programlarla çalışan ekipleri kapsayabilir. Hibrit iş yeri, çalışanlarının yalnızca düzenli toplantılara katılmak için yüz yüze geldiği, günlük operasyonların ise uzaktan yürütüldüğü bir çalışma biçimini içerebilir. Bunların yanı sıra, şirketinizde uzaktan çalışan ekip üyelerine eşlik eden tamamen ofis tabanlı bir çalışma grubu da bulunabilir. 

Nasıl organize edilmiş olursa olsun, hibrit iş yerinin amacı, çalışanların ortak alanlarda işbirliği yapabilme ve üretkenlik becerileri ile bireysel ihtiyaçları arasındaki dengeyi kurmaktır. Hibrit iş yerinin avantajlarını ve giderek neden daha fazla şirketin bu çalışma biçimine yöneldiğini inceleyerek hibrit çalışma modelinin sizin için uygunluğunu değerlendirebilirsiniz. 

Hibrit Çalışma Nedir? 

Hibrit çalışma veya hibrit ofis, hem ofis içi hem de uzaktan çalışan personelin birleşerek oluşturduğu iş gücünü desteklemek üzere tasarlanmış esnek bir iş yeri modelidir. Hibrit bir ofis, iş yerinde veya sahada, işin ne zaman ve nerede tamamlanacağı konusunda daha fazla özgürlüğe sahip olan çalışanlara sahiptir. Uzak ve ofis içi çalışma düzenlemelerinin birleşiminden oluşan esnek iş yeri modeli olan hibrit çalışma modeli, bazı çalışanların işlerini yapmak için ofiste kalması, bazılarının ara sıra ofise uğraması gerektiği ve bir kısmının ofiste çalışmayı tercih ettiği anlamına gelir. Bazı şirketler, ofis paylaşımında olduğu gibi çalışanlarının belirli bir süre fiziki ofiste bulunduğu, ancak çoğunlukla uzaktan çalıştığı farklı hibrit ofis kombinasyonları uygulayabilir. 

Çalışanlara yer ve zaman bakımından esneklik sağlamak, hem ofis içinde hem de uzaktan çalışanları destekleyen pozitif bir çalışma ortamı oluşturmak, şirketlere belirli sorumluluklar yükler. Bu sorumluluklar, etkili bir işbirliği sağlamak üzere tüm çalışanlarını eşit şekilde donatan esnek iş yeri tasarımını ve teknoloji çözümlerini içerir. Hibrit iş yeri modeli, çalışanlarına en verimli oldukları yerde çalışma esnekliği sağlar. Ofis içi ve uzaktan çalışanlardan oluşan bir karışımın olmasının ötesinde, hibrit iş yerinin en önemli dayanağı çalışanlara sağladığı esneklik ve destektir.  

Hem işletmeler hem de çalışanlar, ofiste deneyimlenen işbirliği, organizasyon kültürü ve sosyal enerji ile evden çalışmanın rahatlığı ve üretkenliği arasında doğru dengeyi kurmaya çalışır. Hibrit çalışma modelini uygulayan şirketlerde, çalışma planı ve iş yeri konusunda kendi tercihlerine sahip çalışanların üretkenliği artabilir. 

Bazı işletmeler, esnekliği yalnızca çalışma alanıyla sınırlı tutmayıp mesai saatlerine doğru genişleterek çalışma saatlerinde belirli bir miktarda esnekliğe alan açabilir. Bazı firmalar, esnek çalışma ortamı seçenekleri sunarken, çalışanlardan geleneksel çalışma saatlerine bağlı kalmalarını isteyebilir. Hibrit iş yeri modelinin uygulanması organizasyondan organizasyona farklılık gösterse de etkili bir hibrit iş yerinin çalışan ihtiyaçlarına ve çalışma biçimlerinde esnekliğe odaklanması temel bir kriter olarak varlığını sürdürür.  

Hibrit Ofis Çalışma Modelinin Temel Faydaları 

Hibrit ofis çalışma modelinin şirketiniz için birçok avantajından yararlanabilirsiniz. Hibrit iş yeri çalışma modelinin temel faydalarını şöyle sıralayabiliriz: 

1. Verimlilik Artışı

Esnek bir çalışma programı uygulayan çalışanlar, mesai saatlerinde görevlerini yerine getirirken daha fazla çaba gösterebilir. Yapılan araştırmalara göre, uzaktan çalışanların yaklaşık yüzde yetmiş yedisi artan üretkenlik ve yükselen bir performans ortaya koyar. Verimlilikteki ve göreve odaklanma yeteneğindeki bu artış, ofis ortamındaki dikkat dağıtıcı sosyal ortamın yokluğu ve kesintiye uğramayan çalışma biçiminden kaynaklanabilir. Ayrıca, düzenli işe gidip gelme stresi olmadığı için daha iyi kurulan iş / özel yaşam dengesi sayesinde artan bir üretkenlik söz konusu olabilir. 

2. Çalışan Memnuniyeti

Esnek çalışma alanlarının azalttığı stres seviyeleri sayesinde çalışanlarınız daha mutlu olabilir, sahada veya evden çalışan ekibinizin iş motivasyonu artabilir. Böylece, personeliniz şirketiniz için yapabileceğinin en iyisini yapmak için gerekli çabayı gösterir. Çalışan deneyimini iyileştirmenin, yükselen elde tutma oranları, artan yaratıcılık ve üretkenlik, olumlu bir ofis ortamı gibi ek faydaları da bulunur. Tüm bu faktörler işinizi ilerletmenize önemli ölçüde yardım edebilir. 

3. Azalan Maliyetler

Hibrit iş yeri modeli, organizasyonunuzun işletme maliyetlerini çeşitli şekillerde azaltabilir:

Daha küçük ofis alanı nedeniyle daha düşük kira maliyetleri

Elektrik, wi-fi gibi temel ofis harcamaları için düşük fatura bedelleri

Kırtasiye veya temizlik malzemeleri gibi ofis malzemesi ihtiyacının azalması

Tasarruf ettiğiniz maliyetler sayesinde şirketinizin marka bilinirliğini artırmak veya yeni müşteriler kazanmak için pazarlama ve tanıtım bütçenizi genişleterek işletmenize yatırım yapabilirsiniz. 

4. Genişleyen Yetenek Havuzu

Hibrit iş yerinde, uzak ekipler, evden, ortak bir çalışma alanından veya bir uydu ofis gibi çok  farklı yerlerden çalışabilir. Bu sayede aradığınız becerilere sahip ancak ofisinize uzak bölgelerde yaşayan çalışanları işinize dâhil edebilirsiniz. Çalışanlarınızı daha büyük, hatta küresel bir yetenek havuzundan seçebilir, onları yalnızca becerilerine ve bilgilerine göre işe alabilirsiniz. Böylece, personel alımını kısıtlayabilecek herhangi bir coğrafi sınır engelinin üstesinden gelirsiniz. 

Hibrit Ofis Çalışma Modelinin Zorlukları 

Bir hibrit ofisi yönetirken karşılaşabileceğiniz en yaygın zorluklara ve dezavantajlara göz atalım: 

1. Ekip Yönetimi

Hibrit çalışma ortamında, ofis işlerini veya uzaktaki ekibinizin ilerlemesini gerçek zamanlı olarak izleyemezsiniz. Sonuç olarak, çalışanlarınızla eşgüdümlü hareket edemez, operasyon sürecine dâhil olamayabilirsiniz. Hibrit çalışma modeli, ekibinizin acil olarak rehberliğinize veya yardımınıza ihtiyacı olduğunda, onlara yardım etmenizi de engelleyebilir. Ayrıca, ekibinizin yarısı bir ofis alanında, diğer yarısı uzaktan çalışıyorsa, ekibi yönetmeniz daha da zorlaşabilir. Toplantıları koordine edemeyebilir, projenin ilerleme sürecine uzak kalabilir veya ekip üyelerinden tek tip bir üretkenlik seviyesi elde edemeyebilirsiniz. 

2. İletişim Sorunları

Çeşitli şekillerde dağıtılmış ekiplerle çalışıyorsanız, istediğiniz zaman tüm ekiple yüz yüze iletişim kuramayabilirsiniz. Bir ekip toplantısı organize etmek, iş yerinde bulunan konferans odasında buluşmak kadar kolay gerçekleşmez. Toplantı zamanına karar vermeden önce uzak ekibin uygunluğunu, zamanlamasını ve diğer farklı faktörleri göz önünde bulundurmanız gerekir. Uzaktaki ve ofisteki ekiplere yeni ilkeleri, güncellemeler ve proje gelişmelerini eş zamanlı olarak ilettiğinizden emin olmanız gerekir. Ayrıca, çalışanın internet kalitesi veya yaşadığı bağlantı sorunları, görüntülü toplantılara, çeşitli önemli verilere uzaktan erişimini engelleyebilir. 

3. Yeni Araç ve Yazılımları Öğrenmede Güçlük 

Tüm yeni sistemleri, yazılımları veya teknolojik araçları öğrenmek, birçok uzaktan çalışan için göz korkutan bir görev haline gelebilir. Belirli bir şekilde çalışmaya alışmış, yeni dijital araçları kullanmayı öğrenmekte zorlanan ekip üyeleri, başarısızlık korkusu nedeniyle yeni teknolojiyi benimseme konusunda isteksizlik gösterebilir. Uygun rehberlik ve eğitim olmadan, uzaktaki personel yeni araçları kullanırken yolunu kaybedebilir, programın gerisinde kalabilir ve hatta kritik hatalar yapabilir. 

4. İşbirliği Sorunları

Özellikle ofis çalışanları, uzaktan çalışma konusunda rahat olmadığında ekipler arasında işbirliği gerçekleştirmek zor olabilir. Aynı zamanda, iletişim eksikliği, gelişmiş yazılımların kullanılamaması ve yetersiz rehberlik, hibrit çalışmadaki ekip işbirliğinin verimliliğini düşürebilir. Ekipler ofis çalışmalarını birlikte yürütemezse, ekipler hedeflerine ulaşamayabilir, ekip üyeleri arasında güvensizlik ortaya çıkabilir, personel verimliliğinde genel bir düşüş söz konusu olabilir. Tüm bu faktörler, işletmenizin yanı sıra, ekip için de verimsiz bir çalışma ortamı oluşturur. 

5. Ekip Sosyalleşmesinin Kısıtlı Olması

Uzaktan çalışanlar, geleneksel bir ofiste gerçekleşen personel öğle yemekleri, kafe molaları, şirket gezileri gibi takım duygusu oluşturan etkinlikleri kaçırabilir. Bu nedenle, uzaktan çalışanlar kendilerini fiziksel ofis arkadaşlarından, yöneticilerinden ve tüm iş gücünden yalıtılmış ve kopuk hissedebilir. Yalıtılmışlık ve kopukluk hissi, uzaktan çalışanların moralini, üretkenliğini ve hatta çalışma ortamlarını olumsuz etkileyebilir. 

Hibrit iş yerinin tam olarak ne olduğunu ve neden önemli olduğunu anladıktan sonra, çalışanlarınızı destekleyen etkili bir hibrit ofis oluşturmanızı kolaylaştıran sanal ofis, coworking gibi eOfis’in sunduğu yeni nesil ofis hizmetlerine göz atabilir, esnek çalışma alanları oluşturmak için size özel eOfis teklifinizi hemen talep edebilirsiniz.

e-ha